Pendant que certains profitent encore des vacances, en période hors saison, la majorité d’entre nous ont fait leur rentrée depuis plus d’un mois maintenant.
Nous sommes tous conscients que dans une organisation, le digital prend de plus en sa place. Face à la pandémie – crise Covid.19 -, la façon de travailler a été complètement revue. Alors que vous soyez en présentiel, en hydride (présentiel & télétravail), en télétravail indéterminé, ou comme moi en full remote ; il devient important de miser sur les meilleurs canaux de travail.
De la gestion de projet aux échanges avec équipe, il est essentiel d’avoir à sa portée de bons outils collaboratifs.
L’occasion pour moi de vous présenter, mes meilleurs outils collaboratifs dans le cadre du travail à distance.
Pour rappel, le full remote est une variante du télétravail qui permet de travailler quand il veut, bien évidemment en respectant le cadre horaire de son contrat, et où il veut.
Découvrez sans plus attendre ma sélection des outils collaboratifs pour communiquer
Microsoft Teams
Bien connu au sein du MBADMB, puisqu’il a été notre meilleur allié de l’année.
Comme vous le savez tous, cette plateforme est une solution multi-fonction qui vous permet d’échanger de façon instantanée avec la messagerie interne, de stocker des fichiers, de planifier et participer à des visioconférences. Il s’agit tout simplement d’une suite Office pour travailler ensemble et à distance.
Des salons de discussion peuvent être crées en fonction d’équipes. L’avantage majeur est qu’il est possible d’inviter des participants externes à notre réseau, ainsi tout le monde peut participer à l’échange. C’est une fonctionnalité très appréciée pour les réunions avec des clients, partenaires ou fournisseurs.
Cette suite est majoritairement utilisée à titre payant pour avoir recours à toutes les meilleures fonctionnalités mais elle peut se présenter de façon gratuite de façon limitée dans ses usages.
SLACK
Outil le plus utilisé en entreprise pour communiquer rapidement avec efficacité. Il est disponible sur mobile et desktop.
L’outil fonctionne sous forme de canaux qui permettent de hiérarchiser les projets et/ou sujets ainsi que de partager des fichiers. Les membres du Slack peuvent également échanger par messagerie privée, s’appeler et organiser des visioconférences. L’automatisation permet d’attribuer des tâches comme des rappels de rendez-vous, deadline ou tout simplement pour souhaiter un bon anniversaire sur le canal général !
Slack peut également intégrer des outils externes comme ceux de Google, Trello et plus encore pour faciliter le travail collaboratif. Disponible sur tous les systèmes informatiques.
Tout comme Microsoft teams, une version gratuite est disponible mais elle est limitée dans ses fonctionnalités. Le freemium reste une bonne occasion de pouvoir la tester.
WHAT’S APP
Application principalement utilisée sur mobile, elle reste très appréciée également sur Desktop. Elle a été récemment rachetée par Facebook, bien qu’ils aient leur propre plateforme collaborative professionnelle : workplace.
What’s app reste l’incontournable messagerie instantanée à travers le monde avec une utilisation quotidienne partagée entre le privée et le professionnel.
Avec un parcours simplifié, l’application permet de créer des groupes de discussion, passer des appels et organiser des visios.
HANGOUTS
Hangouts est le service de messagerie instantanée propre à Google qui permet d’envoyer des messages instantanés à ses contacts, de créer des groupes de discussion ou encore, d’organiser des visio. Pour en profiter, il faut avoir un compte Gmail.
GOOGLE MEET
Google Meet quant à lui vous permet de réaliser vos visioconférences avec des personnes internes ou externes en partageant l’URL de votre room. Il faut être néanmoins connecté à Meet pour créer une “room”, mais un utilisateur externe peut se connecter grâce au lien de partage. Il faut évidemment posséder une adresse mail rattachée à Google pour être admis sur Google Meet.
DISCORD
Vous pouvez créer des salons vocaux pour échanger avec vos collègues tout en ayant la possibilité de partager votre écran. Des rôles peuvent être donnés aux membres.
Les personnes du pôle marketing de votre équipe peuvent avoir le rôle “market” et être mentionnées lorsque vous utilisez la fonction @marketing.
L’ajout de bots et d’applications externes sont autorisés pour automatiser certaines tâches (annoncer un nouveau post sur les réseaux sociaux par exemple) et collaborer plus facilement.
D’autres serveurs externes à votre entreprise peuvent être créés vous offrant la possibilité de réunir sur un seul outil, un serveur commun, avec votre équipe et ceux avec vos clients, partenaires et fournisseurs. Les membres de l’équipe concernés par tels ou tels projets peuvent être ajoutés aux autres serveurs.
Discord est disponible gratuitement et est disponible via navigateur, IOS et Android. La version payante Nitro vous permet d’aller plus loin dans son utilisation.
C’est au tour des outils utilisés dans la gestion de projet désormais :
GOOGLE DRIVE
Google Drive reste un incontournable, il est normalement utilisé de tous, il fait intégralement partie du monde Google et propose à ses utilisateurs de pouvoir stocker tout type de fichier, de créer des dossiers et de pouvoir les partager avec d’autres membres.
Google Drive nous permet de profiter des outils suivants :
- Google Docs équivalent à Word
- Google Sheets équivalent à Excel
- Google Slides équivalent à Powerpoint
Les membres de l’équipe peuvent interagir en temps réel et à plusieurs sur ses différents outils, évitant ainsi les envois de fichiers. Un gain de productivité lorsque l’on travaille à plusieurs sur une présentation par exemple. Il reste aussi un gain de temps car il est une véritable armoire à dossier virtuelle, donc il est très facile de retrouver « ses affaires » ou une information quelconque.
L’outil peut être utilisé gratuitement par quiconque dispose d’un compte Gmail. Néanmoins sa capacité de stockage est limitée à 15 GO.
MICROSOFT ONE DRIVE
Concurrent de Google Drive, il est utilisé par les utilisateurs d’Outlook. Son cloud permet aux collaborateurs de créer des dossiers, de les partager afin de profiter de la suite Office via Word, Excel, PowerPoint, SlideShare et d’autres.
TRELLO
Très connue et sollicitée en organisation type agence, il est la star des outils dans la gestion de projet. En effet, il reprend la méthode Kanban qui se présente sous la forme de tableau avec différentes cartes qui représentent les actions et des colonnes symbolisant les différentes étapes du projet. Ces cartes peuvent ensuite être attribuées aux membres d’une équipe, qui ont la possibilité de commenter, déplacer, ou bien archiver la carte. Cette hiérarchisation permet via un code couleur d’organiser des priorités.
Vous l’aurez compris cet outil est simple d’utilisation pour organiser au mieux ses tâches au sein d’un groupe, ou même à titre personnel.
L’avantage est qu’il est possible de connecter d’autres outils à la plateforme comme notamment Dropbox, Google Drive ou bien Slack, par exemple.
C’est un outil gratuit disponible pour tous.
TEAMSMART
Plateforme collaborative française qui regroupe un bon nombre d’outils pour permettre à vos équipes de travailler ensemble tout en étant à distance.
Elle regroupe un réseau social interne d’entreprise, un écosystème dédié à la gestion de projet dans lesquels peuvent intervenir des outils semblables à Trello vu précédemment, un calendrier virtuel, des salles de conférences virtuelles pour les meeting.
Afin de se distinguer des autres outils présents sur le marché, la plateforme mise le bien-être professionnel qui offre la possibilité de partager via un baromètre ses humeurs, une boîte à question, des sondages internes ou encore une boîte à idée pour toujours garder cet esprit d’évolution du plaisir et du confort.
Il s’agit d’une solution payante.
A vous de jouer !
