Comment le digital permet de maintenir la motivation des collaborateurs en période de télétravail ?
Le monde a connu de nombreux changements depuis 1 an.
La vie sociale s’est arrêtée pendant plusieurs mois, nous empêchant de voir notre famille, nos amis ainsi que nos collègues travail.
Avant cette pandémie, le télétravail n’était utilisé que par un nombre restreint de salariés.
Aujourd’hui, force est de constater que le télétravail a fait ou fait encore parti de notre quotidien en juin 2021.
Lorsque cette crise sanitaire sera passée, certains salariés souhaiteront conserver quelques jours de télétravail par semaine. Le travail ne se fera plus uniquement au bureau ni uniquement en télétravail, mais nous serons dans un mode de télétravail dit « hybride ». C’est-à-dire qu’il combinera à la fois le travail en présentiel et distanciel.
Le digital est donc un allié des entreprises et des salariés travaillant à distance. Il a permis aux employés, collègues d’une même entreprise, de continuer à communiquer et ne pas être totalement coupés du monde.
Quels sont les moyens de communication internes à disposition des salariés ?
Certains moyens de communication sont plus ou moins formels.
• La messagerie instantanée type WhatsApp, SMS ou messagerie instantanée d’entreprise (Slack, Teams, Ryver…) sont utiles lorsque le salarié se questionne sur un sujet qui nécessite une réponse rapide.
• Les appels téléphoniques peuvent utiliser de façon formelle ou informelle, par exemple pour une réunion entre deux personnes.
• Les mails permettent eux d’avoir une trace officielle, que l’on peut retrouver facilement en cas de questionnement sur un sujet et sont formels.
• Les outils de visioconférences (Teams, Skype, Zoom…) sont formels et permettent de faire des réunions à plusieurs, d’enregistrer une réunion ainsi que partager des documents.
• La newsletter interne est un moyen de communiquer des informations officielles et formelles telles que l’avancement d’un projet ou encore l’arrivée d’un nouveau salarié. L’humour peut être employé pour certaines rubriques afin de donner envie aux salariés de la consulter.
Comment utiliser ces outils pour motiver ses salariés ?
Le rôle du manager est essentiel. En effet, c’est lui qui va mettre en place des moments importants pour son équipe.
Différents types de réunions permettent de maintenir la motivation des salariés :
• Les réunions bilatérales : le manager peut capter différents signaux de son collaborateur (fatigue, stress…) ainsi que la situation de celui-ci et ses conditions de travail (enfants à charge, espace dédié au travail, conjoint également en télétravail…). Pour ce type de réunion, privilégier les appels en visioconférence pour voir la communication non-verbale (gestuelle, expressions du visage…).
• Les réunions d’équipes ou le all staff : cette réunion peut avoir un fort impact si celle-ci est bien organisée, cadrée et surtout animée ! Il faut privilégier la visioconférence, ainsi, une réunion animée avec des salariés qui se voient (même virtuellement) impactera positivement la motivation du salarié. Pour animer les réunions le manager peut croiser différentes applications par exemple Teams et Klaxoon ou Kahoot afin que la communication soit à la fois descendante mais aussi ascendante. Il est aussi important de choisir le bon animateur de réunion, cette personne se chargera de lancer et clore les débats et d’orienter les réunions pour ne pas en perdre le fil.
• Les moments informels (comme si les salariés étaient au bureau) : le café virtuel peut être un bon moyen de rapprocher les salariés, d’éviter la solitude. Pour cela, il faut prévoir des horaires, une fréquence et du contenu, temps de parole pour chacun, différents sujets abordés, remercier les gens. Ces moments privilégiés entre collaborateurs sont essentiels et d’autant plus lorsque la caméra des outils de visioconférences est allumée.
Lorsque les collaborateurs sont en télétravail, il est important de faire des pauses entre les différentes réunions et de les laisser libres de s’organiser. Une étude est parue fin février par l’université de Stanford sur le phénomène Zoom Fatigue qui souligne le côté épuisant de ces outils lorsqu’ils sont utilisés de façon intense sur le long terme.
Cependant, des « règles » s’imposent notamment la participation aux différentes réunions programmées.
Le manager doit se rappeler les objectifs de la communication (développer les talents, donner du sens, mutualiser les savoirs, briser la solitude) lors du travail à distance pour renforcer le sentiment d’appartenance . Les différentes réunions évoquées précédemment, combinées aux outils de communication interne permettent d’atteindre ces objectifs.
Pour aller plus loin : https://blog.mbadmb.com/digital-nomad-revolution-du-travail/
Sources : https://www.codeur.com/blog/outils-communication-chat-entreprise/
https://www.blogdumoderateur.com/zoom-fatigue-universite-standord-explique-phenomene-solutions/
https://www.blogdumoderateur.com/conseils-reunions-efficaces/