Jenji, une application gratuite pour digitaliser nos notes de frais

Dans mon dernier article « les tribulations d’un bleu-bite dans le digital », je vous racontais les difficultés pour une petite entreprise à se digitaliser. Alors oui, c’est vrai, nous avons de gros chantiers qui prennent beaucoup de temps et de ressources, mais nous avons aussi nos petites victoires. L’une d’entre elles concerne les  notes de frais.

Près de 50% des salariés consacrent entre 30 minutes et 1 heure par mois sur leur note de frais

Ahhhh, les notes de frais, ce document qui nous ramène en enfance. Pour le compléter, il faut allier le découpage, le collage… il ne manque que le coloriage, mais heureusement, il est remplacé par le tableur…bref que du bonheur !

Pour ceux qui n’ont pas la chance de connaitre cette expérience, voici a quoi ressemble notre vie quand nous devons faire nos notes de frais:

A la fin du mois notre portefeuille ressemble à peu près à ça :

Il faut ensuite classer les tickets de caisse par date, puis les coller (n’est-ce pas Yann Lemort ?):

C’est tellement galère qu’on repousse toujours au lendemain, et on finit (au mieux) à les rendre avec 2 mois de retard.

Bref, quand on doit faire nos ndf (et oui on a aussi notre language de djeuns en interne) on n’est pas content, … notre service comptable n’est pas content, … mais c’est surtout notre banquier qui n’est pas content !!

30% des salariés non remboursés

En France, près de 30% des salariés ne se font pas rembourser leurs frais professionnels car ils avouent avoir perdu leurs justificatifs originaux.

Heureusement il existe maintenant des solutions qui permettent de digitaliser nos notes de frais. Et justement on en a testé une !

Depuis le début de l’année, chez Alliance Bio Expertise, on utilise l’application gratuite pour notes de frais: Jenji.

Depuis, notre vie est beaucoup plus simple. Je vous explique comment:

Dès qu’on a un ticket de caisse, on le photographie avec l’application Jenji et c’est terminé. L’application détecte tous les champs du ticket et va remplir automatiquement remplir un tableur avec les montants, les taxes, la date, le nom de l’établissement, et la catégorie de dépense (parking, hotel, essence, repas, etc…).

Plus besoin de conserver ses tickets de caisses.

À la fin du mois, avec l’application nous permet d’exporter les 2 fichiers suivants vers l’email du service comptable :

• Tableur complété
• PDF de la photo de tous vos tickets

Vous en doutez? Vérifiez par vous-même en téléchargeant l’application Jenji.

Le coût de traitement d’une note de frais est estimé en moyenne à 53 €

En plus de faciliter la vie des personnes qui remplissent les notes de frais, cette application simplifie également la vie de ceux qui les vérifie. Plus besoin de garder les tonnes de tickets pendant X années, tout est maintenant numérisé. Par contre, à vous de mettre en place les bonnes pratiques de sauvegardes de vos data!

L’application Jenji va beaucoup plus loin, avec une version payante. Elle permet:

• De générer les écritures et de les intégrer directement sans aucune ressaisie dans l’ERP
• De générer automatiquement les remboursements en lien avec les logiciels de paie
• De notifier automatiquement le salarié lorsqu’il reçoit son remboursement.

Mais ça nous ne l’avons pas encore testé…

Le mois prochain, nous aborderons une autre petite victoire concernant notre site internet. Les plus curieux pourrons le découvrir en avant-première en venant nous faire une petite visite (indice: ca se situe en bas à droite de nos pages) https://www.alliance-bio-expertise.com/fr