Les outils collaboratifs font partie des éléments incontournables de la transformation digitale d’une entreprise. Ils révolutionnent les manières de s’informer et de collaborer. Ils constituent une réelle alternative aux mails, aux réunions et aux serveurs de fichiers partagés.
Si votre boîte mails explose, si vous êtes lassé des réunions chronophages, si vous trouvez le partage de documents compliqué, alors il est temps de vous intéresser aux outils de travail collaboratifs.
Qu’est-ce que le travail collaboratif ?
C’est un mode de travail qui n’est pas fondé sur la notion de hiérarchie traditionnelle : il place tous les membres d’un groupe sur un pied d’égalité. Il fait travailler plusieurs personnes ensemble et permet d’associer les compétences, connaissances et capacités de création de tous, dans un objectif de productivité et d’innovation. Une nouvelle façon de travailler se met place, où il n’y a plus de hiérarchie et l’information est transversale.
Echanger en temps réel des informations sans se déplacer, consulter ou modifier des fichiers depuis n’importe quel accès web ou rédiger à plusieurs un même document … tout cela est désormais possible grâce aux outils collaboratifs.
Quels sont les principaux outils collaboratifs ?
Il existe de très nombreux outils de travail collaboratifs et ils sont en perpétuelle évolution, comme en témoigne le blog Les Outils Collaboratifs. On peut distinguer 3 grandes catégories d’outils :
1. Les outils d’organisation du travail
Ces outils permettent aux équipes de travailler de manière interactive et en simultané sur un même document.
Ainsi les fichiers en ligne (agendas, documents Word, Excel et Powerpoint) sont consultables et modifiables à distance à tout moment, sur tous types d’appareils. Plusieurs utilisateurs peuvent les mettre à jour simultanément et les modifications apportées à un document sont prises en compte en temps réel.
2. Les outils de suivi et gestion de projets
Ces outils répondent à différents besoins :
- Organiser des réunions et des rendez-vous (Doodle),
- Gérer des tâches (Trello),
- Partager et synchroniser des fichiers facilement (Dropbox)…
Zoom sur Trello, une des plateformes de gestion de projets les plus utilisées. Cet outil permet d’organiser un projet et de le suivre au fil du temps, dans un espace. On y gère des tâches sous forme de post-its, avec un fil de discussion, un calendrier dédié et des fonctions de partages de documents.
3. Les outils de communication
Ils permettent de fluidifier les échanges et le partage d’informations entre les membres d’une équipe. On y retrouve la messagerie électronique, la messagerie instantanée (Skype), les forums de discussion, le tableau blanc électronique interactif, les visioconférences…
Lorsque les besoins d’une entreprise dépassent le simple partage d’un document en ligne, il existe des solutions globales du type plateforme collaborative, intranet ou réseau social interne. Elles donnent accès à de nombreuses fonctionnalités :
- Partage de documents de travail en ligne,
- Possibilité de travailler à plusieurs sur un même document,
- Partage des informations liées à la vie de l’entreprise,
- Messagerie interne,
- Espaces d’échange et forums,
- Moteur de recherche pour faciliter l’accès aux documents…
Workplace, le réseau social d’entreprise récemment lancé par Facebook, côtoie des solutions plus établies comme Microsoft avec SharePoint et Yammer, ou Google et sa suite.
Accessibles à distance, ces outils sont particulièrement adaptés pour les salariés en situation de mobilité ou de télétravail.
Comment réussir la mise en place des outils de travail collaboratif ?
Voici les 4 incontournables à respecter :
1. Donner du sens :
Pour obtenir l’adhésion des collaborateurs, il est essentiel de bien communiquer sur les bénéfices des outils collaboratifs. Chaque salarié doit pouvoir répondre à la question « qu’est-ce que ces outils peuvent m’apporter de plus ? »
Le premier argument, qui touche toutes les fonctions de l’entreprise, est de gagner du temps sur la gestion des mails, qui occupe 30% de nos journées de travail.
2. Accompagner :
Il est indispensable de mettre en place des formations pour que les collaborateurs s’approprient ces nouveaux outils.
De plus, une personne dans l’entreprise doit être dédiée à l’animation des outils et des communautés.
3. Etre exemplaire :
Les managers doivent être les premiers ambassadeurs de cette nouvelle manière de travailler. S’ils n’utilisent pas ces outils, il n’y a aucune chance pour que leurs équipes se les approprient.
4. Se donner du temps :
Il n’est pas facile de demander aux gens de changer d’outils et d’habitudes. On estime qu’il faut autour de 9 mois pour qu’un espace collaboratif soit pleinement utilisé par les collaborateurs (consultation, interaction et publication de contenus). Il faut donc patienter, accompagner et persévérer.
Quelles sont les perspectives des outils collaboratifs ?
Le marché du collaboratif est en plein essor. Les outils de travail collaboratifs permettent de gagner du temps et de la productivité, ils bouleversent les façons de travailler et de communiquer. Ils apportent également plus de transversalité aux organisations et facilitent l’intelligence collective et l’innovation.
Particulièrement adaptés pour répondre aux enjeux de la mobilité des salariés, ils sont clairement l’avenir. En effet, d’ici 2020, la mobilité devrait concerner 50% des salariés. Plus que jamais, les outils collaboratifs seront la clé pour simplifier les échanges internes, ainsi que les processus de décision et de validation.
Cependant, Michael Fauscette, directeur de recherche chez G2 Crowd, attire notre attention sur le risque que les outils collaboratifs ne solutionnent pas notre problème n°1 qui est le nombre de courriels à traiter chaque jour : « au lieu d’avoir trop de courriels, les employés risquent d’être submergés cette fois par les notifications et les messages », souligne Michael Fauscette.
Ce dernier pense que l’intelligence artificielle est la solution pour filtrer les messages générés par les outils de collaboration. Ne seraient ainsi conservées que les informations adaptées aux centres d’intérêts de chaque utilisateur. Si l’intelligence artificielle vient optimiser le fonctionnement des outils collaboratifs, alors ces derniers sont bel et bien un incontournable de la transformation digitale.