INTERVIEW EXPERT
Notion : Conseils de Chrystelle Roy, experte, pour débuter et optimiser votre espace de travail
Comment parler de digital sans parler de Notion ? Ce puissant outil no-code de productivité, est une application de prise de notes, de gestion de projet et de collaboration.
Fondée en 2013 par Ivan Zhao et Simon Last, deux étudiants de Colombia, Notion est aujourd’hui une multi-plateforme utilisée par plus de 100 millions de personnes autour du monde.
Pourquoi parler de Notion ? En plus d’être l’outil de collaboration en vogue, il prend de plus en plus de place dans l’organisation interne des entreprises, de tous les domaines, en passant par l’éducation, la communication et la logistique.
Il y a maintenant plus de 5 ans que j’ai découvert cet outil, au départ utilisé pour ma prise de notes et mes to-do list, il est rapidement devenu mon indispensable pour gérer ma vie de A à Z. Bien plus qu’un outil personnel, Notion est mon principal allier dans ma vie professionnelle. Pas un seul stage ou alternance sans l’utiliser, j’ai même appris énormément sur cet outil grâce à mon expérience en agence, dans laquelle nous utilisions Notion comme outil principal de travail en équipe. C’est lors de cette expérience que j’ai rencontré Chrystelle Roy, consultante Notion, à l’origine de cet espace de travail dont je suis tombée amoureuse.
C’est tout naturellement que j’ai choisi d’interviewer Chrystelle pour montrer, à vous lecteurs, que vous soyez étudiants du MBA, intervenants ou professionnels du marketing digital, à quel point Notion peut et va vous aider dans votre quotidien.
NOTRE EXPERTE
Qui est Chrystelle Roy ?
💭 Pour commencer, peux-tu te présenter en quelques mots ?
« Je suis Chrystelle. J’ai commencé à bosser en 2014, (…) ça fait 10 ans que je fais de la gestion de projet avec des outils digitaux. Au début, j’ai fait un master en management de la communication entreprise. (…) J’ai fait du marketing relationnel, où il y avait déjà des outils digitaux. Après, j’ai fait de l’événementiel pendant deux ans et demi, donc grosse gestion de projet. Ensuite, j’ai été responsable com’ d’une start-up EdTech pendant quatre ans, avec (…) une équipe de juniors à encadrer, de la collaboration inter-équipes et un SaaS à commercialiser.
C’est là que j’ai découvert Notion. (…) Au début, je comprenais rien. (…) Petit à petit, j’ai vu mes collègues l’utiliser et je me suis dit, « Hum, ça a l’air hyper pratique. » Quand je suis revenue de congé maternité, on m’avait retiré le junior que j’avais. Je devais tout reprendre seule, donc il me fallait une organisation hyper carrée. (…) J’ai creusé Notion, me suis auto-formée, testé plein de choses. (…) J’ai développé mon système et un tableau de bord. (…) À force, les gens ont vu ce que je faisais. (…) On a mis en place un Notion pour toute la boîte, et je suis devenue un peu la « Chief Notion Officer ».
En parallèle, j’ai commencé à tout gérer en perso avec Notion : projets, vacances, budget… (…) Je me suis dit, « Pourquoi ne pas faire du conseil en free à côté de mon boulot ? (…) Un expert Notion m’a tendu une perche (…) et de fil en aiguille, il m’a débauchée. J’ai quitté ma start-up et rejoint une agence spécialisée dans l’accompagnement Notion. (…) J’ai aidé des clients à structurer leur espace de travail. Je me suis rendu compte que ce que je faisais, c’était de la gestion d’opérations. (…) La structuration des process et outils digitaux, c’est ce qui m’anime.
(…) Aujourd’hui, je suis consultante RevOps dans un cabinet de conseil. J’accompagne des boîtes dans la structuration de leurs process et l’intégration d’outils comme Notion et HubSpot. (…) Et bien sûr, je continue d’utiliser Notion au quotidien ! »
💭 Quels types d’entreprises as-tu accompagné sur Notion ?
« J’ai accompagné des entreprises de divers secteurs : des agences immobilières, des cabinets de conseil, et des entreprises de services (…). Que ce soit pour structurer des processus internes, gérer des projets ou organiser des documents, Notion peut être intégré dans n’importe quel type d’entreprise. Certaines entreprises avaient déjà un Notion, mais c’était devenu un vrai fouillis, d’autres avaient juste besoin de structurer leur travail. J’ai aussi aidé des entreprises très traditionnelles, pas seulement des startups, à intégrer Notion de manière efficace. »
L'OUTIL NOTION
À QUI SERT NOTION ?
💭 À qui Notion est-il un outil utile ? À quels types d’entreprises ?
« En fait, ce qu’il faut déjà avoir en tête, c’est que Notion, c’est un outil avec lequel on peut faire beaucoup de choses, mais c’est un outil qui n’a pas vocation à tout faire. Et en fait, c’est un peu l’écueil qu’on a, enfin, qu’on rencontre souvent sur des instances déjà existantes. parce que les boîtes ont essayé de faire des trucs, c’est qu’elles ont voulu tout mettre dans Notion, quitte à tordre l’outil au point de faire des aberrations, que ce soit en termes techniques ou en termes de process.
Il y a un moment, ça sert à rien d’essayer de faire rentrer un rond dans un carré, ça n’a pas de sens et c’est contre-productif. Et c’est un peu l’écueil de la flexibilité de Notion, c’est que t’as l’impression de pouvoir vraiment tout, tout faire. Notion c’est un outil qui est parfait pour faire de l’outil interne, mais qui n’a pas du tout vocation à être utilisé pour de l’externe.
(…) Notion c’est un outil qui peut s’adresser à n’importe quelle boîte, que ce soit pour des projets internes, la gestion de processus, ou la production de contenu (…). Que tu sois seul ou que tu sois dans une entreprise de 3000 personnes, Notion est adaptable. Il peut être utilisé dans des secteurs variés : des agences immobilières, des cabinets de conseil, ou des entreprises de services. Les collaborateurs dans ces entreprises auront des tâches à gérer, des documents à partager, et Notion peut répondre à ce besoin.
Il faut le faire de la bonne manière, bien sûr, mais il n’y a pas de limitation d’utilisation. Avant, on disait que Notion était réservé aux startups (…), mais j’ai vu des entreprises très traditionnelles l’utiliser avec succès. Même ma mère, directrice d’école primaire, l’utilise pour organiser son travail. (…) »
💭 Notion est-il un outil sécurisé ?
« Notion est un outil qui peut être utilisé tant à titre personnel que professionnel, et ils sont bien conscients que les entreprises ont des impératifs de sécurité. Notion a donc mis en place des mesures adaptées à ces besoins. (…)
(…) Concernant la sécurité, Notion propose des fonctionnalités comme la sécurisation des comptes, la gestion des mots de passe, la récupération de mots de passe, et la suppression de comptes. Selon les niveaux d’abonnement, tu peux bénéficier de différents niveaux de sécurité et d’alertes, notamment pour prévenir des fuites de données. (…) Les forfaits entreprises offrent des intégrations avec des outils qui peuvent détecter des failles de sécurité.
Il existe aussi des audits de sécurité et des options flexibles pour le partage, où tu peux définir des niveaux d’accès différents. Ils ont des certifications de sécurité, comme l’ISO 27001, et sont en conformité avec des lois telles que la loi IPA pour le stockage de données sensibles. (…) Ils sont bien conscients que pour séduire des entreprises dans des secteurs comme la finance ou la santé, la sécurité est un enjeu majeur. »
💭 As-tu observé des réticences à intégrer l’outil ? Si oui, comment tu l’expliques ?
« Il y a plusieurs comportements par rapport à ça. Ce qu’il faut avoir en tête, c’est que la cour d’apprentissage de l’outil est assez raide. Il faut d’abord comprendre l’UX de l’outil et comment il est pensé, quelles sont les fonctionnalités que tu peux en tirer. Mais il faut aussi savoir pourquoi tu veux l’utiliser, quelle place il va avoir dans tes process. (…) Il faut se poser la question de quels sont nos process. Ensuite, on met des fonctionnalités pour répondre à ces process. C’est là que le consultant Notion joue un rôle important : il faut d’abord poser les process de l’entreprise avant de construire un workspace pertinent. (…)
Le vrai challenge avec Notion, c’est qu’il faut y aller progressivement. Tu commences avec les bases simples, puis tu ajoutes des fonctionnalités plus avancées à mesure que les équipes s’y habituent. Et surtout, il faut accompagner les utilisateurs dans la montée en compétences. Ce n’est pas seulement une question de livrer un workspace, mais aussi de former et d’accompagner les équipes après la mise en place. (…) Il faut aussi prévoir un référent Notion en interne pour maintenir le workspace, gérer les problèmes et accompagner les utilisateurs. C’est un outil très flexible, mais sans un bon cadre, il peut rapidement se dériver et devenir ingérable.
(…) Parfois, il vaut mieux investir dans un expert Notion pour éviter de devoir refaire le workspace tous les six mois et perdre du temps à maintenir un outil mal structuré. L’expert Notion va aussi avoir une posture qui permet de guider les équipes dans leurs process et de s’assurer que l’outil soit utilisé de manière cohérente. »
ET DEMAIN ?
Quel futur pour Notion ?
💭 Que penses-tu de l’IA de Notion ?
« Moi, je n’utilise pas l’IA dans Notion, car je n’ai pas rencontré de cas d’usage où cela aurait été une bonne solution. Je connais d’autres consultants, même ceux qui génèrent des chiffres d’affaires énormes, qui ne l’ont pas non plus exploitée. Pour l’instant, l’IA, comme celle pour générer du texte, c’est intéressant, mais ce n’est pas un game changer. Ça permet de gagner du temps, mais ce n’est pas ce qui fait la différence.
(…) À titre perso, je ne paye pas pour l’IA et je crois que dans la boîte où je suis actuellement, on ne l’utilise pas non plus. Ce n’est pas l’enjeu principal dans nos chaînes. Si l’IA peut t’aider à coder une formule, pourquoi pas, mais tu peux aussi le faire via un outil comme ChatGPT, donc je ne vois pas l’intérêt d’avoir cela intégré nativement dans Notion. »
💭 Quelle(s) fonctionnalité(s) manque(nt) aujourd’hui à l’outil ?
« Concernant les fonctionnalités manquantes, il y en a plusieurs, mais pour moi, les deux principales sont l’intégration avec Google Agenda et les automatisations. Ça fait trois ans que tout le monde attend cette intégration. Bien que Notion développe d’autres outils, cette fonctionnalité reste encore bloquée à ce jour. C’est un point important, surtout en gestion de projet, de pouvoir caler tes meetings directement depuis Notion. »
En conclusion, Notion est bien plus qu’un simple outil d’organisation : il transforme la gestion du travail et optimise la collaboration en équipe.
À travers l’expertise de Chrystelle Roy, on comprend à quel point son usage stratégique peut révolutionner les méthodes de travail.
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Sources : Chrystelle Roy, Notion