Directrice de projet et de production événementielle, Delphine Yadan, professionnelle aguerrie, nous livre les secrets de son parcours exceptionnel. De la création d’une agence à 23 ans, à son expertise dans l’événementiel pour des marques prestigieuses, elle nous parle de son quotidien, de l’impact du digital sur le secteur, et de ses conseils pour ceux qui souhaitent se lancer dans le freelancing. Découvrez son approche unique qui mêle créativité, gestion de l’imprévu et innovations digitales pour garantir la réussite de chaque événement.

Portrait d’une actrice du digital et de la communication événementielle

• Quelle est ta profession (titre exact) ?

Je m’appelle Delphine Yadan et je suis directrice de projet et de production événementielle. 

• Comment décrirais-tu ton métier en quelques mots ?

Je suis la chef d’orchestre de chaque événement : je veille à ce que chaque détail soit parfaitement orchestré. En tant que prestataire, mon rôle est de garantir une coordination sans faille pour que chaque instant contribue au succès de l’événement.

Un parcours professionnel atypique et diversifié, preuve d’une expertise confirmée en communication événementielle

• Quel est ton parcours ? 

Je suis diplômée de l’EFAP, et à la fin de mes études, j’ai eu l’audace de lancer ma propre agence de communication publicitaire à seulement 23 ans. Cette aventure a duré 10 ans, pendant lesquels j’ai appris à piloter des projets d’envergure. Par la suite, j’ai rejoint une agence de design où j’ai eu l’opportunité de créer et de développer le département événementiel pendant 4 ans. J’ai même ouvert un bureau à Paris pour l’agence, initialement basée dans l’Oise (60). Après cette expérience, j’ai choisi de me lancer en freelance et de travailler à mon compte pendant 3 ans. C’est alors que j’ai été recrutée par l’agence « Phénomène », où j’ai exercé pendant 5 ans avant de retourner au freelancing pour de nouvelles aventures.

• Qu’est-ce qui t’a poussé à te lancer dans l’entrepreneuriat et à ouvrir ta propre entreprise ? 

En sortant de l’EFAP, je m’en sentais capable, j’aimais bien les défis et j’avais envie de me challenger.

• Qu’est-ce qui t’a motivé à devenir freelance et comment as-tu franchi le pas ?

Lorsque j’ai décidé de quitter ma boîte, j’ai ressenti le besoin de me recentrer sur l’essentiel : vendre uniquement mes compétences. Créer et diriger une entreprise implique de gérer de nombreux aspects qui n’étaient pas mon domaine de prédilection, comme la comptabilité ou les ressources humaines. J’ai voulu me consacrer pleinement à ce que j’aime vraiment : la construction de projets et l’organisation d’événements, sans avoir à manager une équipe au quotidien.

• Dans quel domaine ou type de projets t’es-tu spécialisée ?

Au fil des années, je me suis spécialisée dans la communication événementielle. Lorsque je dirigeais mon entreprise, j’étais davantage axée sur la communication générale. Avec le temps, j’ai choisi de concentrer mon expertise sur l’événementiel, en particulier dans le secteur corporate ainsi que dans les domaines de la mode, de la beauté et du luxe.

• Pourquoi avoir choisi ce domaine ?

J’ai grandi dans un univers où la mode était omniprésente, avec des parents qui travaillaient dans ce milieu. Plus jeune, j’ai eu l’opportunité de collaborer avec eux chez Yves Saint Laurent, lors de défilés de mode et au sein d’autres grandes maisons de luxe. La mode, la beauté et le luxe font partie intégrante de mon ADN.

Formation et transmission : enseignante en école de communication

• Quel type de cours enseignes-tu à tes étudiants ? 

J’interviens à l’école SUP de Pub, où j’enseigne aux étudiants en master, des cours de recommandation stratégique en événementiel.

• En quoi consistent tes cours ? 

Mes cours portent sur toutes les étapes de la création d’événements : comment concevoir un concept, monter un projet, assurer la production, coordonner les différents intervenants, trouver un fil rouge pertinent, pitcher l’idée et établir des budgets. La spécialisation en communication événementielle inclut également l’analyse d’événements réels que j’ai pu organiser. Je fais travailler les étudiants en équipe, en les plaçant dans une situation proche de la réalité professionnelle : ils doivent se mettre dans la peau d’une agence et préparer un événement de A à Z.

Métier & quotidien : une dynamique constante au rythme d’événements uniques

• As-tu des exemples d’évènements que tu as réalisé ? 

J’ai eu l’honneur d’organiser la cérémonie d’ouverture des JO pour Airbnb au musée d’Orsay, où j’ai créé une chambre éphémère. Pour ce projet, j’ai eu le privilège de collaborer avec Mathieu Lehanneur, élu designer de l’année et créateur de la torche olympique. Ensemble, nous avons conçu cette chambre unique et éphémère, accessible via un jeu concours offrant la possibilité de passer une nuit au musée. La soirée, somptueuse, s’est déroulée sur la terrasse du musée, offrant un cadre exceptionnel. 

J’ai également eu l’opportunité de travailler plusieurs années de suite sur le World Wide Meeting de L’Oréal, une immense convention qui rassemble généralement 1 500 participants.

• Pour quelles marques as-tu travaillé ?
  
  J’ai eu l’opportunité de collaborer avec des marques prestigieuses, telles que l’Oréal, Armani, ou encore Prada. J’ai pu organiser un défilé de mode pour la marque Bash, un événement influenceur pour Saint-Laurent, le lancement d’un parfum pour “Lattafa”, basée aux Émirats Arabes Unis, tout en travaillant avec des maisons renommées comme Boucheron pendant la Fashion Week. Ces expériences m’ont permis de plonger au cœur de l’univers du luxe, alliant créativité, innovation et excellence.

Impact du digital sur la communication événementielle

• Comment le digital a transformé/impacté la com événementiel ? 

Avant la pandémie de Covid-19, le digital faisait timidement son entrée dans l’événementiel. Mais après la crise, tout a été bouleversé : nous avons dû réinventer notre manière de concevoir des événements, en intégrant pleinement le digital. Les événements hybrides se sont imposés, avec une partie des participants présents et l’autre à distance, nécessitant à la fois du présentiel et du streaming. Ce changement a donné naissance à un nouveau métier. Par exemple, pour le World Wide Meeting de l’Oréal, nous avons d’abord dû organiser l’événement en distanciel, avant qu’il ne devienne hybride. Là où les événements digitaux étaient presque inexistants, nous avons désormais acquis des compétences en streaming et broadcasting. Cette transition a marqué une véritable révolution dans notre métier. J’ai dû apprendre un tout nouveau fonctionnement, maîtriser l’art de filmer un événement et de le diffuser, des compétences qui étaient autrefois l’apanage de la télévision. Aujourd’hui, nous mélangeons ces nouvelles compétences avec notre expertise événementielle.

• Peux-tu nous donner des exemples concrets sur des événements que tu as réalisé ?

Le séminaire annuel de Michel-Édouard Leclerc, réunissant tous ses collaborateurs, a dû être complètement réinventé. Nous avons fait appel à l’animateur Christophe Beaugrand et transformé l’événement en une véritable émission de télévision. À l’origine hybride, cet événement a su mêler à la fois le présentiel et le digital, offrant une expérience unique et innovante.

Évolution de l’événementiel avec le digital

• Qu’est-ce que le digital a changé dans l’organisation et la communication des événements ?

Le digital offre la possibilité d’ouvrir un événement à un public beaucoup plus large, en le rendant accessible à l’échelle mondiale. Grâce à des technologies de plus en plus performantes et fiables, nous avons atteint une stabilité accrue pour les diffusions en streaming, avec une latence réduite. Nous pouvons désormais intégrer de nouvelles innovations et réinventer l’expérience événementielle. Aujourd’hui, nous repensons les événements, pour inclure ceux qui se trouvent à l’autre bout du monde. Les dynamisations deviennent cruciales car il est essentiel de donner aux participants à distance l’envie de suivre l’événement en streaming et de les immerger pleinement.

• Comment les outils digitaux transforment-ils l’organisation des événements ?

Les outils digitaux ont radicalement changé la façon dont les événements sont organisés. Le streaming, par exemple, permet désormais de diffuser un événement à un public du monde entier, sans limite géographique. Le tournage vidéo a évolué pour offrir une qualité optimale et permettre une diffusion en direct ou enregistrée. Les événements sont également repensés pour être plus interactifs, avec des animations digitales qui rendent l’expérience plus engageante, comme des présentations en ligne, des jeux ou des avatars virtuels. Cette révolution numérique permet de créer des événements plus accessibles, dynamiques et captivants.

• Quels outils digitaux utilises-tu pour transformer ou améliorer l’organisation des événements ?

Pour les événements, nous utilisons des plateformes spécialisées proposées par des sociétés indépendantes, qui offrent des solutions de streaming adaptées, ainsi que des outils pour une gestion dynamique du contenu. Des plateformes comme Média Active et Vodalis permettent de diffuser les événements de manière fluide et interactive, offrant ainsi une expérience de qualité tant pour les organisateurs que pour les participants.

Les plateformes digitales & l’événementiel

• Quel rôle jouent les plateformes comme Eventbrite, Hopin ou Zoom dans l’évolution des événements ?

Ces plateformes sont efficaces pour des réunions entre collaborateurs, mais elles ne conviennent pas à des événements réunissant plus d’une centaine de participants. Elles sont limitées à 15 à 30 personnes maximum et offrent une qualité assez basique. Pour nos événements, nous préférons créer nos propres plateformes, adaptées à chaque type d’événement. Le choix de la plateforme est crucial. En complément, nous intégrons des animations et des outils comme Teams pour des discussions en petits groupes ou des tables rondes séparées, afin d’enrichir l’expérience.

Aspects stratégiques et tendances : réseaux sociaux et influenceurs

• Quel est l’impact des réseaux sociaux sur la promotion, l’organisation et la réussite des événements ?

Les réseaux sociaux ont un impact considérable lorsqu’une campagne est bien ciblée. Ce qui est passionnant, c’est qu’on peut mesurer l’engagement en temps réel, contrairement aux médias traditionnels. Une campagne réussie, avec des visuels percutants, génère immédiatement un excellent retour. À l’inverse, si quelque chose ne fonctionne pas, on peut rapidement l’analyser et ajuster la stratégie. Grâce aux KPIs disponibles instantanément, il est facile de comprendre ce qui marche et ce qui doit être amélioré. La communication ne s’arrête pas le jour de l’événement : il est essentiel de la prolonger après, car un événement bien orchestré continue de vivre et d’engager son public dans le temps.

• Quelles stratégies utilises-tu pour promouvoir efficacement un événement via les réseaux sociaux ?

Chaque stratégie doit être adaptée en fonction de la campagne et de l’événement. Par exemple, pour un événement très professionnel, LinkedIn sera le canal privilégié, tandis qu’un lancement de produit grand public misera davantage sur Instagram ou TikTok. Il n’existe pas de stratégie unique : chaque événement doit être pensé sur mesure en fonction de la marque et de son audience. Communiquer pour Nike ne suivra pas du tout la même approche que pour Boucheron par exemple, car chaque marque a son propre univers, ses propres objectifs et stratégies. 

• Quel rôle jouent les influenceurs dans la communication événementielle et comment peuvent-ils être intégrés ? 

Les influenceurs jouent un rôle clé dans la visibilité d’un événement. Ils sont invités pour en parler et partager leur expérience avec leur communauté. Pour maximiser l’impact, on mise sur des décors « instagrammables » spécialement conçus pour encourager la création de contenu attractif. Le but est de leur donner de la matière pour communiquer. En les intégrant dans une mise en scène soignée, en leur fournissant des produits à tester et en leur offrant une expérience immersive, on leur donne toutes les clés pour retranscrire l’événement de façon authentique et engageante. L’aspect expérientiel et le design du décor sont essentiels pour capter l’attention et amplifier la portée de la communication.

Événements hybrides : un essor post-pandémie avant le retour en force du présentiel

• As-tu remarqué un essor des événements hybrides (physique + digital) après la pandémie ?

Après la pandémie, les événements hybrides ont connu un véritable essor, mais cette tendance s’est atténuée. Depuis deux ans, le présentiel fait son grand retour, car les gens ressentent le besoin de se retrouver et de partager des moments en direct. Même avec des formats digitaux innovants et interactifs, rien ne remplace l’énergie et l’expérience unique du contact humain lors d’un événement physique.

• Quelles tendances vois-tu émerger dans ce type d’événements et lesquelles selon toi sont les plus prometteuses ? 

L’essor du digital a fait émerger de nouvelles technologies et transformé la communication sur les réseaux sociaux, apportant une dimension inédite à l’événementiel. Ces évolutions ont redessiné le paysage du secteur, ouvrant de nouvelles perspectives en termes d’engagement et d’interaction avec le public.

Personnalisation de l’expérience événementielle : l’utilisation des données et les enjeux du RGPD

• Comment utilises-tu les données pour personnaliser et améliorer l’expérience des participants lors d’un événement ?

Après chaque événement, des questionnaires de satisfaction sont généralement envoyés aux participants. Ces retours permettent de recueillir des données précieuses pour identifier les points forts et améliorer certains aspects comme l’accueil, la restauration ou l’expérience globale.

• Quels sont les principaux défis liés à l’utilisation des données personnelles dans l’événementiel ?

Pour toute participation à un événement, notamment digital, il est essentiel que les participants aient signé les documents relatifs au RGPD. Sans cela, l’événement ne peut pas être organisé dans les règles. Aujourd’hui, dès qu’un événement intègre une dimension numérique, une politique RGPD doit être mise en place et validée par chaque utilisateur pour garantir la protection des données.

Le rôle de l’intelligence artificielle dans la communication événementielle

• Quel rôle l’intelligence artificielle joue-t-elle dans ton activité ?

L’intelligence artificielle est de plus en plus utilisée dans l’événementiel, mais son efficacité dépend de la manière dont elle est exploitée. Bien promptée, elle devient un véritable atout, notamment pour la création de visuels, les moodboards ou les scénographies. Elle sert d’inspiration et permet aux agences de gagner du temps, notamment pour répondre aux appels d’offres. Cependant, elle reste un outil d’accompagnement : il est essentiel d’affiner et d’adapter son travail. L’IA aide à structurer une recommandation, illustrer un concept ou créer des animations. Par exemple, certaines technologies permettent de transformer un simple “photo booth” en une expérience immersive où les invités deviennent des acteurs de cinéma, ou encore d’intégrer de la reconnaissance faciale pour la sécurité d’un événement. Ce sont des avancées incroyables qui ouvrent de nouvelles possibilités pour l’événementiel.

• Quels outils basés sur l’IA utilises-tu au quotidien ?

J’utilise particulièrement ChatGPT grâce aux modules spécialisés qui ont été développés et optimisés pour l’événementiel. Avec les GPTs, c’est comme disposer d’une application dédiée, capable de répondre aux besoins spécifiques du secteur en facilitant la création, l’organisation et l’animation des événements.

Réduire l’empreinte écologique des événements : l’impact des outils digitaux et leurs paradoxes

• Selon toi, comment les outils digitaux peuvent-ils contribuer à réduire l’empreinte écologique des événements ?

Les outils digitaux peuvent effectivement contribuer à réduire certains impacts, par exemple en limitant les déplacements ou en remplaçant les invitations en papier. Cependant, en ce qui concerne le stockage des données, cela reste sur des serveurs qui consomment énormément d’énergie, ce qui crée un paradoxe : bien que numériques, ces solutions n’échappent pas à leur propre empreinte écologique. 

Réussir en freelance dans la communication événementielle : conseils et compétences clés pour se démarquer

• Quels conseils donnerais-tu à quelqu’un qui veut se lancer en freelance dans la com événementiel et quelles compétences faut-il ?

Pour réussir, il est essentiel de savoir s’adapter, avoir une bonne connaissance du marché et des besoins du client, ainsi que d’identifier précisément les cibles. Dans un événement, les imprévus sont inévitables, et il faut savoir les gérer avec calme et recul. L’important est de trouver rapidement des solutions, car à chaque problème, il existe une solution. Un événement ne se déroule jamais exactement comme prévu, et c’est dans la capacité à gérer ces imprévus que réside la clé du succès. 

• Comment parviens-tu à te démarquer dans ce secteur compétitif grâce au digital ?

Ce qui me démarque des autres, c’est mon expérience et la légitimité que j’ai bâtie au fil des années. Il m’arrive de démarcher, mais la plupart du temps, c’est grâce à la réussite des événements que j’ai organisés tout au long de ma carrière que l’on me contacte. En 25 ans, jamais un événement n’a échoué. Il n’y a eu aucun raté. Dans ce métier, on n’a pas le droit à l’erreur : tout doit se jouer à un instant T. 

Jessica 

EL MAALLEM