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Marre des réunions à répétition ? Trop d’e-mails à traiter ? Où est passée la dernière version modifiée de la présentation pour le meeting de demain ?
Parmi ces problématiques quotidiennes, des solutions existent pour faciliter le travail en équipe et gagner en efficacité, ce sont les outils collaboratifs !
Qu’est-ce que le travail collaboratif ?
83% des salariés expriment l’envie et le besoin de collaborer, d’après une enquête Ipsos et Openmind Kfée auprès de 500 salariés français
Le travail collaboratif est un travail qui n’est pas fondé sur l’organisation hiérarchisée traditionnelle mais sur la collaboration entre plusieurs personnes et qui est permis par les nouvelles technologies de l’information et de la communication.
Les outils collaboratifs sont donc des outils technologiques qui vont permettre aux équipes de mieux s’organiser et mieux communiquer sur les différents projets.
Outils de brainstorming, réseau social d’entreprise, partage de fichiers, messagerie instantanée : autant d’outils collaboratifs très utiles pour travailler de manière efficace en équipe.
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Quels types d’outils collaboratifs ?
A l’ère de la digitalisation et des nouveaux modes de travail, les outils collaboratifs se multiplient et sont de plus en plus utilisés pour collaborer. Ils proposent plusieurs fonctionnalités ayant pour objectif d’améliorer l’organisation au travail et ainsi sa productivité. Ils se différencient suivant les caractéristiques suivantes :
Mind mapping: aider dans le processus de recherche d’idées et de création pour encourager à partager les idées autour d’un projet (brainstorming via technique des post-it). Exemple : Miro, Klaxoon
Partager des fichiers : centraliser au même endroit plusieurs documents (Google, PDF, JPG etc) et pouvoir les consulter ou les modifier facilement, simultanément, de n’importe où. Tout dépendra des droits d’accès définis au préalable (lecture, modification). Exemple : Google drive, Dropbox
Planifier des projets et des tâches et coordonner le travail: répartir les ressources au sein d’une équipe, suivre l’état d’avancement de chaque tâche avec rappel des deadlines. Exemple : Trello, Slack, Asana, Azendoo
Calendrier commun : visibilité du calendrier de chacun pour faciliter la prise de rendez-vous commun. Exemple : Outlook Calendar de Microsoft
Communiquer en temps réel et échanger des informations : possibilité de créer des discussions (à deux ou à plusieurs) et de les regrouper par projets, avec possibilité de communiquer par visio ou audio conférence ; possibilité d’annoter des commentaires, mettre en place des boucles de validation fluides. Exemple : Teams, Wimi
Les avantages ?
Ces outils collaboratifs lorsque bien utilisés permettent avant tout d’augmenter la productivité des équipes. Comment ?
Tout d’abord ils permettent un gain de temps grâce aux nombreuses fonctionnalités proposées. Gain de temps dans la recherche d’informations, dans la centralisation de tous les documents facilement accessibles et disponibles en quelques clics. Gain de temps également dans le versioning (ou gestion des versions) qui réduit la perte de temps à vérifier que l’on travaille sur la dernière version. Simplification des échanges (messageries instantanées, réseaux sociaux d’entreprise) et réduction du temps passé à traiter des e-mails.
Ensuite, ils amènent plus de flexibilité et de réactivité car ils permettent de s’affranchir des contraintes de temps et de lieux. Les équipes peuvent travailler de n’importe où et n’ont pas besoin de se déplacer physiquement. C’est une alternative crédible à la réunion. Ils engendrent une meilleure conciliation vie privée et professionnelle, ce qui a un impact sur leur bien-être au travail et engagement
Un autre avantage est le partage de connaissance que le travail collaboratif engendre. Il encourage le travail collectif de personnes aux compétences différentes. La collaboration mise en place est basée sur l’échange et le partage et favorise l’apprentissage de nouvelles méthodes de travail.
Enfin la notion de responsabilité partagée prend tout son sens notamment lorsque l’outil collaboratif est utilisé en gestion de projet. La reponsabilité devient collective et non plus individuelle. La prise d’initiatives et l’idéation sont encouragées, les propositions sont ensuite validées par l’ensemble de l’équipe.
La plateforme collaborative complète : le graal de la gestion de projet
Si certains outils collaboratifs permettent d’améliorer simplement la communication au sein des équipes ou encore de partager leur travail, d’autres proposent des fonctionnalités plus avancées pour aider à gérer le travail, la répartition des tâches et à collaborer plus efficacement. Les plateformes collaboratives complètes offrent une solution à 360 degrés.
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Parmi les acteurs, on retrouve Slack, Asana, Azendoo ou encore Teams de Microsoft.
Pour Teams par exemple, la plateforme offre la possibilité de pouvoir :
Organiser des réunions téléphoniques ou en vidéoconférence (par groupe ou en individuel)
Discuter (par message privé ou en conversation de groupe en intégrant des emoji, GIF)
Partager des fichiers (les consulter, les modifier en temps réel)
Autre acteur, cette fois-ci « Made in France », la start-up Wimi :
En plus d’héberger l’ensemble des données sur le territoire français et de garantir ainsi la souveraineté des données françaises, le vrai «plus» qui distingue Wimi est de pouvoir permettre à des clients/prestataires externes de rejoindre l’outil collaboratif en mode partage de documents ou gestion de projet. De nombreuses entreprises du secteur privé et publique l’ont déjà adopté !
Dans un future of work qui se veut plus humain, plus flexible et collaboratif, les outils doivent pouvoir répondre à ces nouvelles tendances du travail. Il est vrai qu’ils sont un excellent moyen de faire gagner du temps. Mais il ne faut pas oublier une étape essentielle à leur mise en place en entreprise : la formation. Elle est la clé de l’appropriation et la bonne utilisation de ces nouveaux outils par les salariés. Il est donc fondamental de pouvoir impliquer les futurs collaborateurs sur l’utilité de ces outils en les formant afin qu’ils se les approprient et en soient les meilleurs ambassadeurs par la suite. Mal formés et mal préparés, ces outils peuvent s’avérer être une source de stress et d’incompréhension et être contre productifs.
Si vous avez aimé cet article, n’hésitez pas à découvrir également mes deux précédents articles sur les thématiques suivantes :
le Future of work, quelles tendances ?
les Soft skills, alliées du futur face à l’intelligence artificielle
Sandrine Saint-Saëns