Dans son livre blanc, « les règles indispensables au succès d’un événement en ligne, Eventdrive partage les 5 règles pour réussir un événement en ligne. 

Il y a encore peu de temps, il était quasi improbable d’organiser un événement en ligne. Mais le Covid a chamboulé toutes nos habitudes. Il nous a contraint à évoluer rapidement, et notamment dans le secteur de l’événementiel, qui s’est vu à l’arrêt pendant plusieurs mois. Mais organiser un événement physique ou en ligne n’a rien à voir et cela demande une adaptation particulière. 

Mais alors, comment réussir son événement en ligne ? Voici les 5 règles principales à ne surtout pas manquer : 

Règle n°1 : Faire la différence entre un événement virtuel et une visioconférence  

Avec la crise sanitaire qui a touché le monde en 2020, le travail à distance s’est fortement développé pour laisser place à des réunions en visioconférence. Cela permet de maintenir nos impératifs au travail même quand il est impossible de se retrouver. Ils existent aujourd’hui beaucoup d’outils pour permettre la visioconférence, qui permet de se retrouver dans les mêmes conditions qu’en réunion physique. Les outils permettent de simuler une vraie salle de réunion et ainsi d’interagir avec ses collaborateurs, à l’oral ou via le chat. 

Mais une réunion en visioconférence ne doit pas être confondue avec un événement virtuel. Cela n’a rien à voir. Dès lors que l’on souhaite interagir avec un très grand nombre d’individus, les engager et leur proposer une expérience, on parle alors d’événement virtuel et les outils ne sont pas du tout les mêmes que pour une visioconférence. 

Lors d’un événement, on a besoin de beaucoup plus d’outils. Tout d’abord, il faut centraliser les données pour la gestion des participants, c’est-à-dire les informations concernant leurs inscriptions etc… 

Ensuite, on ne peut pas proposer un événement digital comme une visioconférence. Il faut de l’interaction avec le participant, et donc avoir un outil beaucoup plus avancé que Zoom ou Teams par exemple. Organiser des sessions et des ateliers en simultanés pour permettre au participant de choisir ce qui l’intéresse. 

Enfin, il faut garantir un accès simple et sécurisé auquel tout le monde peut avoir accès, et brander l’espace virtuel de l’événement, à l’image de l’organisateur. 

Pour organiser un événement virtuel à succès, il faut s’entourer des bons outils ! 

Règle n°2 : Jouer sur l’émotion et la répétition pour attirer 

L’une des difficultés majeures de l’événement à distance est d’attirer le public. En effet, il peut être compliqué de donner envie. La principale crainte du participant est de se retrouver “devant la télévision” et de ne pas pouvoir interagir ou de vivre une expérience comme cela peut être le cas lors d’événements en physique. 

La communication en amont est alors la clé ! Mais comment s’y prendre ? 

Tout d’abord, il faut utiliser le bon outil, qui permettra d’avoir un retour sur le succès de votre communication. Aujourd’hui il existe de nombreux logiciels d’emailing qui permettent d’avoir le taux d’ouverture et le taux de clic. 

Envoyer des emailings demande de respecter quelques règles fondamentales pour s’assurer de bien toucher sa cible. 

  • Utiliser la bonne longueur dans le contenu du mail mais aussi dans l’objet. Les objets d’email ayant moins de 20 caractères montrent un taux d’ouverture supérieur à 27%.
  • Utiliser les bons mots clés est également très important. Montrer l’urgence, l’exception ou encore la gratuité attire l’œil et permet d’obtenir un taux d’ouverture encore plus important. 
  • Penser à mettre un peu d’animation avec un gif, des emojis suscitent l’intérêt et est un bon moyen pour engager le potentiel participant.

Lorsqu’on organise un événement virtuel, l’envoi de certains emailings sont primordiaux, tels que l’invitation officielle, la confirmation d’inscription et les emailings de rappel. 

Les emailings de rappel sont une nécessité absolue afin d’assurer une présence en ligne. Vous pouvez envoyer un J-1, un H-1 et un En Direct juste avant le commencement de l’événement. Cela permettra d’éviter aux participants d’oublier cet événement. 

Règle n°3 : Donnez du rythme

Pour maintenir l’attention du public pendant un événement digital, il faut que ce dernier soit dynamique et rythmé. 

Ainsi pour soutenir l’attention des internautes, il faut repenser le format. Il faut alors réduire la durée de l’événement de moitié par rapport à un événement en présentiel. Il ne faut alors pas excéder les 60 minutes par session. Par ailleurs, il ne faut pas que cette heure soit linéaire sinon le participant risque de décrocher rapidement. Pensez à faire découper votre session en plusieurs séquences (intro, débat, quizz etc…). Comme en physique, l’internaute a besoin de pause pendant l’événement. Prévoir au moins 10 minutes de pause, régulièrement, en mettant une séquence de pub par exemple. Cela permettra au participants d’aller prendre un café, de prendre l’air etc.. 

Les règles au succès d’un événement en ligne

Règle n°4 : La préparation prime 

Organiser un événement en ligne demande tout autant de préparation qu’un événement en physique. Il est important de bien briefer les intervenants car les prises de paroles virtuelles demandent des techniques oratoires différentes du physique. 

ll faut préparer les speakers à faire plus court que d’habitude, à interagir sur le plateau de façon naturelle, à jouer avec leurs mains, leurs fiches ou avec la télécommande. 

Les speakers ont besoin de temps pour se préparer à ce genre de prise de parole. Il faut tout d’abord optimiser la rédaction. L’intervenant ne doit avoir qu’un seul message à faire passer par session, car le public ne se souviendra que de 20% de ce qui aura été dit. 

Il faut également soigner le support visuel. Il faut rendre les slides visuellement agréables et compréhensibles car ce sera ce que verra majoritairement le participant. 

Et enfin, le speaker devra s’entraîner à haute voix afin de voir si le timing est respecté et que le message passé par l’ensemble des speakers est cohérent. 

Règle n°5 : Impliquer pour engager

L’une des problématiques d’un événement en ligne est l’interaction et l’engagement des participants. Le public ne veut pas être passif. 

La meilleure façon d’impliquer le public est de leur donner la parole, de les laisser interagir entre eux et avec les intervenants, via une messagerie par exemple, ou une plateforme de rencontre virtuelle. Vous pouvez aussi créer des sondages, récolter des questions pertinentes afin que les intervenants puissent y répondre etc… Aujourd’hui, il existe des plateformes d’événements telles que Eventdrive, qui ont toutes ces fonctionnalités. 

Ces 5 règles vous permettront de réussir votre événement en ligne !

Vous pouvez retrouver le livre blanc via ce lien.